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Les étapes d'un déménagement de locaux
A l’image de tous les déménagements, le déménagement de vos locaux d’entreprises n’est pas plus aisé que les autres : déplacement d’internet, délocalisation de votre fourniture d’électricité, changement de bureaux et de mobilier… et c’est sans compter les démarches administratives à effectuer en sus. Chef d’entreprise mais phobique du déménagement ? Cette rubrique est faite pour vous.

Trouver les locaux
Première étape et pas des moindres : la recherche et la trouvailles de vos nouveaux locaux ! Si vous êtes décidés à déménager pour quelque raison que ce soit et que vous avez trouvé la perle rare, banco ! Renseignez-vous immédiatement sur le prix, la surface et commencez à projeter vos bureaux dans ce nouvel espace.

Discuter du changement avec ses collaborateurs et collègues
Un déménagement est un grand chamboulement pour tout le monde. Autant, il peut être source de regain d’énergie et de dynamisme, autant il peut être source de conflits, d’anxiété et de désaccord entre les salariés et leur hiérarchie. Pour rassurer l’ensemble du personnel de l’entreprise, il peut s’avérer utile d’organiser une visite des nouveaux locaux, de créer une boîte à idées pour l’achat du nouveau mobilier…
Cela permet de ressouder les travailleurs et de retrouver l’esprit d’équipe.

Respecter le préavis du bail 3/6/9
Généralement, un bail commercial comprend un préavis fixe de 6 mois à partir du moment où le local professionnel est occupé. Il vous incombe alors de prévenir le propriétaire des lieux par lettre recommandée ou par acte d'huissier dans un délai d’au moins 6 mois avant la date souhaitée du transfert de l’entreprise. A partir de la réception du courrier, vous disposez de 6 mois pour effectuer le déménagement de vos locaux.

Etablir un cahier des charges
Une fois le bail signé en bonne et due forme, il va falloir planifier et organiser le déménagement de l’entreprise. Un calendrier des opérations semble indispensable à ce cas. Vous avez deux possibilités :
● effectuer un rétro-planning : en commençant par les tâches qui demandent le plus de temps à celles qui demandent un délai court ;
● lister les tâches par thématiques : administratives, financières, humaines…

Faire appel à des professionnels
Différentes entreprises de déménagement sont spécialisées dans le domaine.
Nombreuses, elles présentent plus ou moins toutes un déménagement “standard”, “confort” ou “luxe”, selon que vous décidiez d’en effectuer une partie vous même ou de laisser la totalité du transfert aux experts. Vous avez l’occasion de demander plusieurs devis directement en ligne pour comparer les compagnies de déménagement et prévoir votre budget.

Démarches administratives et mise à jour des documents professionnels
Une fois en possession de votre nouvelle adresse professionnel, vous allez devoir prévenir tous vos contacts de ce changement :
● les clients,
● les fournisseurs, les prestataires,
● les organismes liés à votre société,
● vos contacts et votre entourage pro…
En plus de cette manoeuvre, vous allez devoir mettre à jour tous vos documents officiels : cartes de visites, sites internet, plaquettes, brochures… tout est à revoir.

Déménager vos fournitures d’énergies et d’internet
En sa qualité d’organe stratégique de l’entreprise, le parc informatique a besoin d’être transféré dans les nouveaux locaux à la dernière minute pour ne pas perturber le fonctionnement de la société. Sécurité et confidentialité étant de mises, veillez à confier les tâches de connexion et de déconnexion à du personnel qualifié.
Pour ce qui est d’internet, vous devez vérifier qu’il existe bien un accès ouvert à internet dans les nouveaux locaux, si possible le même que le votre et en effectuer le transfert, si possible dans les 24h.
Enfin, comme lors de tout déménagement, il vous incombe de procéder au déplacement de votre fourniture en énergie, sauf si vous souhaitez changer de fournisseur. Qu’il s’agisse d’une mise en service de gaz ou d’une ouverture de compteur pro, vous devez joindre votre fournisseur actuel d’énergie qui se chargera pour vous des démarches